Buchhaltungsfunktionen

Weltweite Kompatibilität

ZavERP Accounting kann dank flexibler Lokalisierungspakete für jedes Land konfiguriert werden. Sie können Kontenrahmen, Steuervorschriften und gesetzliche Berichte an lokale Anforderungen anpassen und behalten trotzdem eine einheitliche, konsistente Umgebung für alle Ihre Gesellschaften.

Mobile Apps

Native iOS- und Android-Apps decken 100 % der wichtigsten Buchhaltungsprozesse ab. Erfassen Sie Belege, genehmigen Sie Zahlungen und prüfen Sie zentrale Berichte unterwegs – mit minimalem Datenverbrauch, selbst bei langsamen oder instabilen Internetverbindungen.

KI-gestützte Rechnungsdigitalisierung

Laden Sie gescannte PDF-Dateien oder Bilder hoch und lassen Sie ZavERP diese automatisch mit KI-gestützter OCR auslesen. Kunden- und Lieferantendaten, Positionen, Steuern und Gesamtsummen werden erkannt und vorbefüllt, sodass Ihr Team nur noch prüft, statt alles manuell abzutippen.

Mandantenfähigkeit / Multi-Company

Verwalten Sie mehrere Tochtergesellschaften in einer einzigen Datenbank mit gemeinsamen Stammdaten und getrennten Hauptbüchern. Konsolidierte Berichte werden nahezu in Echtzeit aktualisiert, und Sie wechseln per Klick zwischen Gesellschaften, ohne sich neu anmelden oder mit mehreren Tools arbeiten zu müssen.

Attraktive Rechnungsvorlagen

Erstellen Sie professionelle Rechnungen, die zu Ihrer Marke passen, indem Sie Farben, Logos und Schriftarten anpassen. Legen Sie mehrere Vorlagen für unterschiedliche Länder, Sprachen oder Geschäftsbereiche an und sorgen Sie so für ein einheitliches, klares Erscheinungsbild gegenüber Ihren Kunden.

Sofortige Rechnungsentwürfe

Rechnungsentwürfe werden automatisch auf Basis von Kundenaufträgen, Abonnements, Stundenzetteln oder Lieferscheinen erzeugt. Ihr Team muss sie nur noch prüfen und freigeben, was den manuellen Aufwand deutlich reduziert und den Fakturierungszyklus beschleunigt.

Gutschriften und Erstattungen

Erstellen Sie Kunden- oder Lieferantengutschriften direkt aus der ursprünglichen Rechnung oder Einkaufsrechnung und behalten Sie eine lückenlose Audit-Historie. ZavERP verarbeitet Korrekturbuchungen korrekt und verknüpft die zugehörigen Dokumente, sodass stets ersichtlich bleibt, wie Anpassungen Umsatz, Kosten und Steuern beeinflussen.

Kreditlimit für Verkäufe

Definieren Sie individuelle Kreditlimits pro Kunde und lassen Sie ZavERP warnen, wenn neue Rechnungen oder Aufträge diese Limits überschreiten würden. So vermeiden Sie übermäßige Kreditrisiken und machen Ihre Exponierung sowohl für Finanz- als auch Vertriebsteams transparent.

Unterstützung mehrerer Währungen

Arbeiten Sie reibungslos mit Kunden und Lieferanten in verschiedenen Währungen, während Sie eine Basiswährung für das Reporting beibehalten. Wechselkurse werden automatisch aktualisiert, und realisierte Kursgewinne bzw. -verluste werden transparent in Ihrer Buchhaltung erfasst.

Überblick über Ihre Buchungsjournale

Sehen, bearbeiten und stimmen Sie Buchungen nach Journaltyp ab, etwa Verkauf, Einkauf, Bank, Kasse und sonstige. Nutzen Sie leistungsfähige Filter und Drill-downs, um von Salden auf hoher Ebene zu einzelnen Buchungen und den zugehörigen Ursprungsbelegen zu springen.

Online-Zahlungen

Ermöglichen Sie Ihren Kunden, online mit den von ihnen bevorzugten Zahlungsmethoden zu bezahlen. ZavERP integriert sich mit führenden Payment-Providern wie Stripe, PayPal, Adyen und vielen weiteren und ordnet eingehende Zahlungen automatisch den richtigen Rechnungen und Konten zu.

Kundenportal

Stellen Sie Ihren Kunden ein sicheres Self-Service-Kundenportal zur Verfügung. Dort können sie ihre Rechnungen online einsehen, herunterladen und bezahlen, wodurch das Volumen manueller Anfragen an Ihr Finanzteam deutlich sinkt.

Automatisierte Mahnungen

Richten Sie intelligente Mahnregeln ein, um Kunden automatisch per E-Mail, Brief, SMS oder internen Aufgaben an überfällige Rechnungen zu erinnern. ZavERP protokolliert die gesamte Kommunikationshistorie, sodass Ihr Forderungsmanagement strukturiert und vollständig nachvollziehbar wird.

Mobile Zahlungen mit QR-Codes

Fügen Sie Ihren Rechnungen einen Zahlungs-QR-Code hinzu, damit Kunden sofort über ihre Mobile-Banking-App bezahlen können. Das reduziert Reibung im Zahlungsprozess und hilft Ihnen, schneller bezahlt zu werden – mit weniger Verzögerungen und Diskussionen.

Überweisungen automatisieren

Erzeugen Sie Zahlungsdateien für Lieferantenrechnungen direkt in ZavERP und laden Sie diese bei Ihrer Bank hoch. Die Unterstützung von SEPA Credit Transfer (SCT) und anderen Formaten ermöglicht es Ihnen, Zahlungen in der gesamten SEPA-Zone und darüber hinaus zu standardisieren und zu beschleunigen.

Sammelzahlungen

Fassen Sie mehrere Lieferantenrechnungen zu Sammelzahlungen zusammen, um Freigabeprozesse und Abstimmungen zu vereinfachen. Planen Sie Zahlungsbatches nach Fälligkeitsdatum, Priorität oder Lieferant und behalten Sie stets den Überblick, was geplant und was bereits ausgeführt wurde.

Schecks drucken

In Regionen, in denen Papierschecks noch üblich sind, erstellt ZavERP in wenigen Klicks optimierte Scheckläufe. Sie wählen die zu zahlenden Rechnungen aus, das System schlägt die Beträge vor, und Sie drucken die Schecks in Batches – mit vollständiger Nachverfolgbarkeit im Hauptbuch.

Automatische Bankfeeds

Verbinden Sie Ihre Bankkonten, um Kontoauszüge dort, wo es unterstützt wird, automatisch zu synchronisieren, oder importieren Sie sie mit minimalem Aufwand. Neue Zeilen werden automatisch mit Kundenrechnungen, Lieferantenrechnungen und anderen Buchungen abgeglichen, damit Bank und Buchhaltung im Einklang bleiben.

Kassenverwaltung

Verfolgen Sie jede Bartransaktion pro Kassenlade, Schicht oder Standort mit Anfangs- und Endbeständen. ZavERP führt ein detailliertes Audit-Log aller Zählungen, Differenzen und Umbuchungen zwischen Kassen und Bankkonten.

Kontoauszüge importieren

Importieren Sie Kontoauszüge in gängigen Formaten wie .OFX, .QIF, .CSV, .CAMT.053 oder CODA. Die flexible Import-Engine ermöglicht es Ihnen, eigene Layouts zuzuordnen, sodass Sie sich praktisch mit jeder Bank verbinden können.

Smart Reconciliation Tool

Nutzen Sie das Smart Reconciliation Tool, um automatisch Vorschläge für den Abgleich von Bankzeilen mit offenen Posten zu erhalten. ZavERP schlägt passende Kundenrechnungen, Einkaufsrechnungen und Ausgleichsbuchungen vor, sodass Sie den Großteil der Abstimmarbeit mit wenigen Klicks erledigen können.

Einfache Verarbeitung offener Posten

Erhalten Sie Vorschläge für Teil- und Vollabgleiche direkt aus der Rechnungs- oder Kontoauszugsansicht. Offene Salden werden deutlich hervorgehoben, und das System führt Sie Schritt für Schritt durch deren Ausgleich, ohne den Überblick darüber zu verlieren, was noch offen ist.

Detaillierte und dynamische Auswertungen

Alle gesetzlichen Auswertungen werden direkt aus aktuellen Buchhaltungsdaten generiert und sofort aktualisiert, sobald sich Buchungen ändern. Sie können von zusammengefassten Summen bis auf einzelne Buchungen hinunterzoomen, was Prüfungen und Audits deutlich vereinfacht.

Erweiterte Steuerverwaltung

Die Steuermaschine von ZavERP unterstützt komplexe Steuerszenarien, darunter Preise inklusive oder exklusive Steuern, mehrstufige Steuern, Steuer auf Steuer sowie teilweise Steuerbefreiungen. Sie können länderspezifische Regeln modellieren, ohne individuelle Entwicklungen oder manuelle Workarounds zu benötigen.

Steuerberichte

Erstellen Sie Steuerberichte auf Soll- oder Ist-Basis entsprechend den Vorschriften Ihres Landes. Exportieren Sie diese in die erforderlichen Formate oder nutzen Sie sie als Grundlage für die elektronische Übermittlung und verringern Sie so das Risiko von Fehlern und verspäteten Einreichungen.

Hierarchien für Kostenstellen und Analysekonten

Strukturieren Sie Ihre Analysekonten nach Projekten, Verträgen, Abteilungen, Standorten oder anderen Dimensionen. Hierarchien ermöglichen es, die Rentabilität auf verschiedenen Ebenen zu überwachen – von einem einzelnen Projekt bis hin zum gesamten Unternehmen.

Analytische Verteilung

Verteilen Sie Erlöse und Aufwendungen über mehrere Analysekonten direkt auf Verkaufs- und Einkaufsrechnungen mithilfe eines interaktiven Verteilungs-Widgets. So erhalten Sie präzise Managementberichte, ohne Buchungen zu duplizieren oder mit parallelen Excel-Listen arbeiten zu müssen.